Sau sắp xếp mạng lưới giáo dục, số lượng học sinh, sinh viên, cán bộ quản lý, giáo viên tăng lên cùng với các cơ sở đào tạo/phân hiệu nằm cách xa nhau đặt ra yêu cầu cấp thiết trong đổi mới phương thức điều hành tại các cơ sở giáo dục.
Tại Hưng Yên, việc đẩy mạnh số hóa quản trị đang từng bước giúp các nhà trường nâng cao hiệu quả vận hành, tăng tính kết nối, minh bạch trong quản lý; đồng thời tạo nền tảng đổi mới hoạt động dạy và học.
Đổi mới quản trị từ yêu cầu thực tiễn
Năm học 2026-2027 là năm học đầu tiên Trường Cao đẳng Hưng Yên hoạt động sau khi sáp nhập Trường Trung cấp Nông nghiệp Thái Bình và Trường Cao đẳng Kinh tế-Kỹ thuật Tô Hiệu Hưng Yên vào Trường Cao đẳng Nghề Thái Bình (đổi tên thành Trường Cao đẳng Hưng Yên).
Sau sáp nhập, nhà trường có hơn 300 cán bộ, giáo viên, viên chức, người lao động và gần 2.500 học sinh, sinh viên; đào tạo đa dạng ngành, nghề thuộc các lĩnh vực trọng điểm như kỹ thuật, công nghệ, kinh tế và nông nghiệp. Hoạt động đào tạo tiếp tục được triển khai tại 5 cơ sở khác nhau trên địa bàn tỉnh, trong đó có những cơ sở cách nhau hơn 50km.
Quy mô đào tạo lớn, địa bàn hoạt động trải rộng cùng sự khác biệt về điều kiện cơ sở vật chất và tổ chức hoạt động giữa các đơn vị trước sáp nhập khiến công tác điều hành đòi hỏi phương thức quản lý linh hoạt, đồng bộ hơn.
Theo Tiến sỹ Đặng Nguyên Mạnh, Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Hưng Yên, chuyển đổi số đã và đang tạo ra những chuyển biến rõ nét cả về chất lượng đào tạo và hiệu quả quản trị tại nhà trường.
Việc ứng dụng các hệ thống trí tuệ nhân tạo (AI) và nền tảng số giúp rút ngắn thời gian xử lý công việc hành chính, nâng cao tính chính xác, minh bạch trong điều hành; đồng thời hỗ trợ giảng viên đổi mới phương pháp giảng dạy theo hướng trực quan, cá thể hóa việc học. Học sinh, sinh viên chủ động hơn trong tiếp cận kiến thức, tăng khả năng tự học và thích ứng với môi trường làm việc số.
Đơn cử như Trường Cao đẳng nghề Thái Bình. Trước khi sáp nhập, trường đã sớm triển khai hệ thống văn phòng điện tử không giấy tờ, từng bước đưa hoạt động xử lý văn bản, trao đổi thông tin và giải quyết công việc lên môi trường mạng. Đơn vị đã xây dựng hệ thống trí tuệ nhân tạo (AI) đa tác nhân phục vụ thu thập thông tin, lập báo cáo, phân tích tình hình nền nếp, kỷ cương hằng ngày.
Bên cạnh đó, hệ thống trợ lý trí tuệ nhân tạo TBVC Assistant được xây dựng nhằm hỗ trợ soạn thảo văn bản điện tử; thư viện điện tử tích hợp AI giúp học sinh, sinh viên tìm kiếm, tra cứu tài liệu phục vụ học tập. Những công cụ này không chỉ hỗ trợ giảm khối lượng công việc hành chính mà còn tạo điều kiện để thông tin được cập nhật, khai thác thuận tiện hơn, phục vụ công tác quản lý và hoạt động chuyên môn.
Sau sáp nhập, Trường Cao đẳng Hưng Yên tiếp tục nâng cấp, hoàn thiện các hệ thống phần mềm, mở rộng ứng dụng AI vào quản trị phù hợp với điều kiện và quy mô mới. Trọng tâm là tăng khả năng kết nối, chia sẻ thông tin giữa các cơ sở, từng bước hình thành quy trình điều hành thống nhất, hạn chế tình trạng dữ liệu phân tán hoặc phải nhập liệu nhiều lần.
Đồng bộ dữ liệu, xây dựng nền tảng quản trị số
Công tác số hóa quản trị được đẩy mạnh tại các trường phổ thông sau sắp xếp mạng lưới trường lớp. Hưng Yên hiện có 441 trường học công lập, gồm: 133 trường mầm non, 133 trường tiểu học, 111 trường trung học cơ sở, 54 trường trung học phổ thông và 10 trung tâm giáo dục nghề nghiệp-giáo dục thường xuyên.
Tại Trường Tiểu học Bình Định (xã Bình Định), việc tổ chức quản lý trên nền tảng số góp phần duy trì sự kết nối giữa điểm trường chính và các phân hiệu, bảo đảm hoạt động dạy học được theo dõi thường xuyên.
Cô giáo Phạm Thị Bình, Hiệu trưởng nhà trường cho biết sau hợp nhất, trường có 38 lớp học, gần 1.100 học sinh cùng 60 cán bộ, giáo viên, nhân viên; khoảng cách từ điểm trường chính đến các phân hiệu khoảng 3-4km.
Với số lượng học sinh đông hơn và phạm vi quản lý mở rộng, nếu chỉ dựa vào phương thức báo cáo trực tiếp, Ban Giám hiệu sẽ gặp khó khăn nhất định trong việc nắm bắt tình hình hoạt động tại từng điểm trường. Vì vậy, ngay sau hợp nhất, nhà trường tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng công nghệ vào quản trị từ theo dõi sỹ số đến quản lý hoạt động chuyên môn.
Cụ thể, các phân hiệu đều được trang bị hệ thống camera kết nối về máy chủ tại điểm trường chính, giúp Ban Giám hiệu chủ động theo dõi tình hình, bao quát hoạt động tại các địa điểm.
Cùng với đó, nhà trường sử dụng các đường link báo cáo sĩ số hằng ngày vào đầu giờ sáng và đầu giờ buổi chiều. Bên cạnh quản trị trường học trên nền tảng số, Trường Tiểu học Bình Định còn số hóa trong xây dựng và khai thác học liệu phục vụ chuyên môn.
Mỗi giáo viên xây dựng kho học liệu của riêng mình; từ đó, các tổ chuyên môn hình thành kho học liệu chung của tổ, nhà trường xây dựng kho học liệu dùng chung cho toàn đơn vị.
Thông qua hệ thống này, giáo viên có thể chia sẻ, tham khảo những mô hình hay, phương pháp giảng dạy hiệu quả và các tài liệu phù hợp với yêu cầu chuyên môn, góp phần thúc đẩy học hỏi, hỗ trợ nhau giữa đội ngũ giáo viên ở các điểm trường. Kho học liệu số còn tạo cơ sở để nhà trường từng bước chuẩn hóa tài nguyên chung phục vụ sinh hoạt chuyên môn, góp phần đổi mới phương pháp dạy học và nâng cao chất lượng giáo dục.
Theo Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Hưng Yên, từ tháng 5/2025 cơ sở dữ liệu ngành Giáo dục và Đào tạo của tỉnh đã được hoàn thiện và kết nối đồng bộ thành công với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư phục vụ Đề án 06 của Chính phủ (Đề án phát triển ứng dụng dữ liệu về dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia giai đoạn 2022-2025, tầm nhìn đến năm 2030).
Năm học 2025-2026, ngành đã triển khai thành công mô hình quản lý trường học, cho phép cán bộ, giáo viên đăng nhập hệ thống cơ sở dữ liệu ngành thông qua tài khoản định danh điện tử VNeID, bảo đảm thuận tiện và an toàn trong quá trình sử dụng.
Công tác rà soát, chuẩn hóa dữ liệu giáo viên, học sinh tại Hưng Yên được thực hiện theo tiêu chí “đúng, đủ, sạch, sống,” duy trì tỷ lệ xác thực định danh điện tử đạt trên 98% với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
Đến nay, 100% cơ sở giáo dục đã triển khai phần mềm quản trị trường học kết nối với cơ sở dữ liệu ngành; tỷ lệ người học, nhà giáo được định danh và quản lý bằng hồ sơ số đạt 100%. Công tác quản lý cơ sở vật chất, thiết bị bằng hồ sơ số đạt 80%, nhiều nơi đạt 90%.
Tiến sỹ Nguyễn Viết Huy, Phó Trưởng phòng Giáo dục Phổ thông (Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Hưng Yên) cho biết, năm học 2025-2026, tỉnh đã triển khai học bạ số cấp tiểu học và thí điểm học bạ số đối với cấp trung học trên địa bàn tỉnh với 100% học sinh tại các cơ sở triển khai thí điểm đã được tạo lập dữ liệu học bạ số thành công và gửi nộp về Bộ Giáo dục và Đào tạo.
Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Hưng Yên đã hoàn thành số hóa 100% bằng tốt nghiệp Trung học phổ thông từ năm 2020 trở về trước; đồng thời ban hành kế hoạch số hóa hồ sơ văn bằng, chứng chỉ để sẵn sàng tích hợp, tra cứu trên ứng dụng VNeID.
Để triển khai hiệu quả Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị về "đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia," đồng thời đổi mới công tác quản trị trường học theo phương châm chuyển từ quản lý sang quản trị, năm học 2026-2027, ngành giáo dục Hưng Yên đặt mục tiêu hoàn thiện, kết nối và khai thác hiệu quả cơ sở dữ liệu ngành, bảo đảm dữ liệu “đúng, đủ, sạch, sống, thống nhất và dùng chung," kết nối với các cơ sở dữ liệu quốc gia và cơ sở dữ liệu chuyên ngành có liên quan.
Tỉnh tập trung số hóa hồ sơ học tập, học bạ, văn bằng, chứng chỉ; từng bước xây dựng hồ sơ học tập suốt đời của người học. Bên cạnh đó, tỉnh đẩy mạnh ứng dụng AI và phát triển kho học liệu số dùng chung, nền tảng dạy học trực tuyến và các công cụ hỗ trợ cá thể hóa việc học.
Số hóa quản trị giáo dục đặt ra những yêu cầu thực tiễn thiết yếu nhằm chuyển đổi từ phương thức quản lý truyền thống sang quản trị hiện đại, minh bạch và dựa trên dữ liệu nhất là trong bối cảnh trường học quy mô lớn như hiện nay. Đây là giải pháp nâng cao hiệu quả vận hành, giảm tải công việc hành chính; đồng thời tạo điều kiện để các cơ sở giáo dục tập trung nguồn lực cho hoạt động chuyên môn, nâng cao chất lượng dạy và học, đáp ứng yêu cầu đổi mới giáo dục trong giai đoạn chuyển đổi số./.