Chiến dịch “100 ngày chuẩn hóa, số hóa dữ liệu đảng viên” đang bước vào giai đoạn tăng tốc.
Thanh Hóa đang chủ động huy động nguồn lực, tổ chức làm việc ngoài giờ, xác định rõ tiến độ phải đi cùng chất lượng dữ liệu để hoàn thành khối lượng hồ sơ lớn trong thời gian ngắn, xử lý nhiều tài liệu được lập từ nhiều năm trước, thiếu hoặc chưa thống nhất thông tin.
Kiên trì gỡ từng hồ sơ
Tại xã Tượng Lĩnh, khối lượng hồ sơ không quá lớn nhưng yêu cầu cao ở khâu hoàn thiện tài liệu còn thiếu. Toàn xã có 979 đảng viên, ngay từ khi triển khai, Đảng ủy xã xác định phải rà soát, chỉnh sửa và kiểm tra toàn bộ hồ sơ trên hệ thống cơ sở dữ liệu 4.0, nắm chắc tình trạng từng hồ sơ trước khi cập nhật.
Đảng ủy xã thành lập tổ số hóa gồm 18 thành viên, phân công theo từng chi bộ và công đoạn, triển khai đồng thời ở nhiều khâu, từ kiểm tra hồ sơ giấy, đối chiếu thông tin với dữ liệu hiện có đến việc quét dữ liệu (quét), cập nhật và kiểm tra lại dữ liệu điện tử.
Đến nay, toàn bộ hồ sơ đủ điều kiện số hóa đã được rà soát và chỉnh sửa, hơn 600 hồ sơ đã được cập nhật lên hệ thống 4.0. Phần việc còn lại tập trung chủ yếu ở hơn 300 hồ sơ thiếu một hoặc một số loại giấy tờ theo yêu cầu. Những hồ sơ này thường gắn với quá trình sinh hoạt, công tác của đảng viên từ nhiều năm trước. Có trường hợp thiếu lý lịch, quyết định kết nạp Đảng hoặc những giấy tờ liên quan; tài liệu đã thất lạc, hư hỏng sau thời gian dài lưu trữ.
Đặc biệt, hồ sơ của các đảng viên được kết nạp trước năm 1997 chiếm tỷ lệ đáng kể trong nhóm cần tiếp tục xác minh, bổ sung. Một số hồ sơ của những người từng công tác trong quân đội cũng có thành phần tài liệu khác nên khi rà soát, cán bộ phải xác định nguồn tài liệu, đối chiếu thông tin và tìm phương án bổ sung phù hợp. Có hồ sơ chỉ cần hướng dẫn đảng viên tìm lại giấy tờ; có trường hợp phải liên hệ cơ quan tổ chức cấp trên để xác minh.
Ông Phạm Văn Thư, chuyên viên Ban Xây dựng Đảng xã Tượng Lĩnh, cho biết khối lượng công việc lớn trong khi thời gian thực hiện ngắn khiến cán bộ phải tranh thủ buổi tối, ngoài giờ hành chính và cả ngày nghỉ để quét, cập nhật, kiểm tra hồ sơ. Công việc được chia theo từng nhóm để vừa xử lý hồ sơ mới, vừa tiếp tục tháo gỡ những trường hợp còn thiếu giấy tờ. Toàn xã hiện có 3 máy quét, trong đó 2 máy được sử dụng tại khu vực bảo đảm yêu cầu bảo mật. Khi đường truyền không ổn định, việc cập nhật dữ liệu bị chậm, có thời điểm cả buổi chỉ xử lý được một số hồ sơ. Tổ công tác vì vậy phải chủ động tận dụng thời gian hệ thống hoạt động ổn định để tăng tốc.
Tuy nhiên, khó khăn lớn hơn không nằm ở khâu quét tài liệu mà ở việc hoàn thiện hồ sơ chưa đủ điều kiện, do đó, Đảng ủy xã yêu cầu các thành viên tổ số hóa không chạy theo số lượng. Với mỗi hồ sơ, sau khi quét đều phải kiểm tra lại thông tin, bảo đảm tài liệu rõ ràng, đúng thành phần và thống nhất với dữ liệu đã có. Những hồ sơ thiếu giấy tờ được lập danh sách riêng để tiếp tục xử lý, tránh tình trạng đưa dữ liệu chưa đầy đủ lên hệ thống rồi phải sửa đổi nhiều lần.
Theo ông Lê Văn Hạnh, Trưởng Ban Xây dựng Đảng xã Tượng Lĩnh, do hồ sơ được xử lý trong môi trường bảo mật, cán bộ trong cơ quan được huy động tham gia các khâu phù hợp.
Quy trình giao nhận, quét, cập nhật và kiểm đếm hồ sơ được thực hiện chặt chẽ. Mỗi hồ sơ sau khi xử lý đều được kiểm tra lại, xác định cụ thể tài liệu còn thiếu để có hướng bổ sung. Với những trường hợp thiếu quyết định kết nạp Đảng, xã phối hợp với cơ quan tổ chức cấp trên để xác minh, hướng dẫn xử lý theo quy định. Với những giấy tờ có khả năng khôi phục, các chi bộ được yêu cầu phối hợp với đảng viên để bổ sung.
Cách làm này đòi hỏi nhiều thời gian nhưng giúp dữ liệu được hình thành từ hồ sơ có căn cứ, hạn chế sai lệch. Đảng ủy xã tiếp tục làm việc với các chi bộ, hướng dẫn rà soát, bổ sung hồ sơ còn thiếu và huy động lực lượng ở cơ sở cùng tham gia. Những trường hợp chưa hoàn thiện được phân loại theo nguyên nhân để xác định cách xử lý, thay vì để chung trong một nhóm hồ sơ chưa đạt.
Mục tiêu của Tượng Lĩnh là hoàn thành số hóa trước ngày 15/9. Với địa phương, đây không chỉ là mốc tiến độ mà còn là yêu cầu hoàn thành một khối lượng công việc có tính nền tảng cho công tác quản lý đảng viên sau này.
Tăng cường nguồn lực, xử lý khối lượng hồ sơ lớn
Nếu Tượng Lĩnh nổi bật ở việc kiên trì xử lý từng hồ sơ còn thiếu thì tại Nông Cống, bài toán đặt ra trước hết là khối lượng hồ sơ cần số hóa rất lớn. Toàn xã có 3.104 hồ sơ đảng viên và 352 hồ sơ cán bộ, quy hoạch, tổng cộng 3.456 hồ sơ cần xử lý.
Tại Đảng ủy xã Nông Cống, công việc số hóa diễn ra liên tục. Gần một tháng qua, ông Hoàng Trung Hiếu, chuyên viên Ban Xây dựng Đảng, hầu như không có ngày nghỉ trọn vẹn; ngoài giờ hành chính và cuối tuần đều được tranh thủ để xử lý hồ sơ.
Với khối lượng lớn như vậy, nếu chỉ dựa vào số thiết bị hiện có, tiến độ khó đáp ứng yêu cầu. Nông Cống đã chủ động huy động thêm nguồn lực, vừa bổ sung máy móc, vừa phân công thêm cán bộ tham gia các công đoạn. Ngoài 3 máy quét phục vụ trong môi trường bảo mật, xã mượn thêm 1 máy của Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và thuê 8 máy, nâng tổng số máy quét được huy động lên 12 máy.
Cùng với thiết bị, cán bộ, công chức và các lực lượng được phân công tham gia từ khâu rà soát, phân loại, sắp xếp hồ sơ đến quét, tạo lập dữ liệu điện tử, kiểm tra và đối chiếu. Việc tổ chức theo từng công đoạn giúp công việc được nối tiếp, hạn chế thời gian chờ giữa các khâu. Đến nay, 3.104/3.104 hồ sơ đảng viên đã được chỉnh sửa, quét, đạt 100%; 2.520 hồ sơ đã được cập nhật lên hệ thống 4.0, đạt hơn 80% kế hoạch. Kết quả này cho thấy việc huy động thêm nhân lực, thiết bị đã tạo chuyển biến rõ về tiến độ.
Phần khó vẫn nằm ở những hồ sơ cũ. Hơn 300 hồ sơ còn thiếu giấy tờ, chủ yếu là các tài liệu được lập từ trước năm 1997. Một số giấy tờ đã thất lạc hoặc hư hỏng, khiến việc hoàn thiện không thể thực hiện ngay. Để xử lý, xã phối hợp với cơ quan lưu trữ, hồ sơ của tỉnh tìm kiếm các quyết định đã thất lạc; thông tin chưa đầy đủ trong lý lịch tiếp tục được xác minh. Với tài liệu không thể khôi phục, địa phương tổng hợp, chờ hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền.
Theo ông Lê Ngọc Thắng, Trưởng Ban Xây dựng Đảng xã Nông Cống, xã phấn đấu hoàn thành công việc trước ngày 15/9. Trong quá trình này, yêu cầu đặt ra là bảo đảm tiến độ, kiểm soát chặt chẽ từng khâu, nhất là đối với hồ sơ cũ có nhiều thông tin cần đối chiếu. Cùng với việc tăng số lượng thiết bị, xã duy trì các bước kiểm tra, đối chiếu nhằm bảo đảm hồ sơ sau số hóa có thể sử dụng ổn định.
Chủ động chuẩn bị từ sớm trước khi bước vào chiến dịch
Trong khi Tượng Lĩnh tập trung tháo gỡ những hồ sơ khó, Nông Cống tăng cường nguồn lực để xử lý khối lượng lớn, xã Thắng Lợi lại có điểm nhấn ở sự chủ động chuẩn bị từ sớm.
Ngay từ ngày 11/6, Đảng ủy xã ban hành Kế hoạch số 55 về chuyển đổi số trong công tác xây dựng Đảng; ngày 16/6 thành lập tổ chuyển đổi số. Ngày 24/7, xã ban hành Kế hoạch số 64 về số hóa, tạo lập dữ liệu đảng viên và hồ sơ đảng viên trong hệ thống chính trị; đến ngày 28/7 tiếp tục ban hành Kế hoạch số 65 triển khai Chiến dịch “100 ngày chuẩn hóa, số hóa dữ liệu đảng viên” để không bị động khi bước vào giai đoạn cao điểm. Từng phần việc được xác định cụ thể, từ rà soát hồ sơ, quét tài liệu đến kiểm tra và hoàn thiện dữ liệu.
Cán bộ tham gia số hóa tranh thủ làm việc buổi tối, ngoài giờ, ngày nghỉ, ngày lễ. Trong đợt nghỉ 5 ngày gần đây, các ca làm việc vẫn được duy trì với 5 người/ca, sử dụng 3 máy tính và tận dụng những thời điểm đường truyền ổn định để xử lý hồ sơ.
Với 1.582 đảng viên, đến nay Thắng Lợi đã hoàn thành quét 100% hồ sơ. Tuy nhiên, kết quả này chưa đồng nghĩa tất cả hồ sơ đã hoàn tất quá trình số hóa trên hệ thống. Trong tổng số hồ sơ, 28 trường hợp thuộc lực lượng Công an, Quân đội được quản lý theo chế độ riêng; 1.554 hồ sơ thuộc diện cập nhật, trong đó 953 hồ sơ đã được công nhận số hóa, đạt 61,33%. Phần hồ sơ còn lại đang tiếp tục được rà soát, bổ sung, chủ yếu liên quan đến những trường hợp thiếu giấy tờ, nhất là đảng viên cao tuổi và những người được kết nạp trước năm 1997. Sau khi phân loại, cán bộ xác định cụ thể từng hồ sơ còn thiếu gì, có thể bổ sung ở đâu và cần phối hợp với cơ quan nào?
Bà Lê Thị Thịnh, Phó Trưởng Ban Xây dựng Đảng xã Thắng Lợi cho biết, quá trình rà soát giúp cán bộ nắm rõ tình trạng từng hồ sơ, từ đó xác định hướng xử lý đối với những trường hợp chưa đầy đủ. Khi dữ liệu được chuẩn hóa, số hóa, việc tra cứu, quản lý hồ sơ đảng viên sẽ thuận lợi hơn, giảm thời gian tìm kiếm hồ sơ giấy và tạo cơ sở để công tác quản lý đảng viên từng bước thực hiện trên môi trường số.
Ở Chi bộ Trường Thọ, bà Lê Thị Huệ, đảng viên của chi bộ cho rằng, việc hồ sơ đảng viên được chuẩn hóa, số hóa có ý nghĩa thiết thực đối với cả công tác quản lý và mỗi đảng viên. Hồ sơ được lưu trữ khoa học, thông tin đầy đủ, chính xác sẽ thuận tiện hơn khi cần tra cứu quá trình công tác, sinh hoạt Đảng; hạn chế nguy cơ thất lạc, hư hỏng tài liệu theo thời gian. Việc số hóa cũng giúp những thông tin gắn với quá trình sinh hoạt Đảng của mỗi đảng viên được lưu giữ đầy đủ, tạo thuận lợi khi cơ quan tổ chức cần tra cứu, đối chiếu. Với đảng viên, đây là sự thay đổi từ cách quản lý chủ yếu dựa vào hồ sơ giấy sang phương thức quản lý hiện đại, thuận tiện và khoa học hơn.
Thực tế cho thấy, quét hồ sơ mới là một khâu trong cả quá trình, chuẩn hóa thông tin, bảo đảm tính đầy đủ, chính xác và khả năng sử dụng lâu dài mới là yêu cầu cốt lõi của Chiến dịch “100 ngày chuẩn hóa, số hóa dữ liệu đảng viên." Mỗi nơi có một cách tháo gỡ khác nhau để hoàn thành khối lượng hồ sơ phù hợp với điều kiện, nhưng cùng hướng tới một yêu cầu: hoàn thành đúng tiến độ song không đánh đổi chất lượng dữ liệu. Khi hồ sơ đảng viên được chuẩn hóa, số hóa đầy đủ, chính xác, giá trị của dữ liệu không chỉ nằm ở việc hoàn thành một nhiệm vụ trước mắt mà còn tạo nền tảng phục vụ công tác quản lý, tra cứu và xây dựng Đảng trong thời gian tới./.