Mọi cơ sở hạ tầng và dự án phục vụ cho sự kiện quan trọng này như Trungtâm hội nghị quốc gia (nơi tổ chức hội nghị), Khu biệt thự ASEM (nơi ở của cácnguyên thủ quốc gia và người đứng đầu chính phủ), công trình mở rộng bãi đỗ vàphòng khách VIP tại sân bay quốc tế Wattay đều đã hoàn tất và sẵn sàng đón tiếpcác đoàn đại biểu. Tiểu ban an ninh đã chuẩn bị sẵn sàng bảo đảm an ninh vàtrật tự xã hội.
Tiểu ban y tế cũng tổ chức đội ngũ thường trực tại 5 bệnh viện lớn ởthủ đô Vientiane, Trung tâm hội nghị quốc gia và nhiều điểm khác. Ngoài ra, nhânviên y tế thuộc tiểu ban này đã kiểm tra an toàn thực phẩm và đồ uống tại cáckhách sạn, nhà hàng, nhà máy thực phẩm phục vụ hội nghị. Toàn bộ đội ngũnhân viên phục vụ ASEM 9 đều đã được đào tạo và tập huấn kỹ lưỡng.
Trung tâm báo chí cũng đã được chuẩn bị với đầy đủ phương tiện, thiết bịcần thiết như kết nối Internet, vệ tinh…để phục vụ báo giới. Đến nay đã có hơn400 phóng viên, nhà báo nước ngoài đăng ký đưa tin về ASEM 9, không kể số phóngviên tháp tùng các đoàn đại biểu. Bên cạnh đó, các chương trình biểu diễnnghệ thuật đặc sắc cũng đang được dàn dựng chuẩn bị phục vụ hộinghị.
Về nội dung hội nghị, với chủ đề "Bằng hữu vì hòa bình, Đối tác vì sựphồn vinh", các lãnh đạo châu Á và châu Âu sẽ thảo luận các vấn đề khu vực vàquốc tế cùng quan tâm, trong đó có an ninh lương thực và năng lượng, phát triểnbền vững, khủng hoảng kinh tế và tài chính, biến đổi khí hậu, ứng phó với thiêntai, hợp tác văn hóa-xã hội và phương hướng tương lai của ASEM. Hai văn kiệnquan trọng dự kiến sẽ được thông qua tại ASEM 9 là Tuyên bố của Chủ tịch ASEM 9và Tuyên bố Vientiane về Tăng cường hữu nghị vì hòa bình và phát triển.
[Lào ra mắt website chính thức của hội nghị ASEM 9]
Ông Thongloun Sisoulith nêu rõ, đăng cai ASEM 9 là một vinh dự lớn đối vớiLào, là sự kiện mang tính lịch sử và lớn nhất được tổ chức ở nước này từtrước đến nay. ASEM 9 là cơ hội tốt để Lào nêu cao vai trò và uy tín trong khuvực và trên trường quốc tế, đồng thời giới thiệu chính sách đối ngoại hòa bình,độc lập, hữu nghị và hợp tác của Lào. Đây cũng là dịp để tăng cường hợp tác,kết nối kinh tế giữa Lào với châu Á và châu Âu nhằm khuyến khích xuất khẩu,thu hút thêm đầu tư, trợ giúp về tài chính, kỹ thuật, công nghệ cũng như nhữngbài học kinh nghiệm để phát triển. ASEM 9 còn là diễn đàn để quảng bá văn hóavà truyền thống tốt đẹp của Lào, đồng thời quảng bá Năm Du lịch Lào 2012.
Tính đến ngày 23/10, đã có 50 trong tổng số 51 thành viên khẳng định thamdự ASEM 9, trong đó có 3 nước sẽ được kết nạp nhân dịp này (Bangladesh, Na Uy,Thụy Sĩ).
Trong số các trưởng đoàn tham dự ASEM 9 có 14 nguyên thủ quốc gia, 21người đứng đầu chính phủ, 2 phó thủ tướng, 12 là bộ trưởng và một là thứtrưởng. Bên lề ASEM 9, 4 nước đã đề nghị thăm chính thức Lào, 13 nước đề nghị cócác cuộc gặp song phương đồng cấp./.